Die Interkantonale Polizeischule Hitzkirch digitalisiert ihre Personaldossier mit Abacus
Ausgangslage
Die Interkantonale Polizeischule Hitzkirch (IPH) ist die Ausbildungspartnerin der Polizeikorps der Zentral- und Nordwestschweiz. Als eine grosse und wichtige Aus- und Weiterbildungsstätte der Polizei hat sie sich zum Ziel gemacht, ein realitätsnahes und ethisch korrektes Berufsbild zu vermitteln. Jährlich werden etwa 280 Aspirantinnen und Aspiranten ausgebildet.
Um diesen Auftrag kompetent und effizient ausführen zu können beschäftigt die IPH aktuell rund 85 festangestellte Mitarbeitende sowie 105 Freelancer*innen in diversen Fachbereichen. Der Campus der IPH umfasst mehrere Verwaltungs- und Ausbildungsräume sowie einen Seminar- und einen Hotelkomplex. Entsprechend sind die Mitarbeitenden auf dem weitläufigen Gelände räumlich verteilt und die Verfügbarkeit gewisser Daten, welche aktuell nur in physischer Form verfügbar sind, ist entsprechend eingeschränkt.
Projektablauf
Entscheidungsgrundlage
Vor dem eigentlichen Entscheid für die Digitalisierung hat sich die Leiterin Personal Pia Zihlmann ausführlich über die Möglichkeiten und Vorteile der digitalen Mitarbeiterdossier und über die Mitarbeiterplattform myAbacus informiert. Zusätzlich zur Beratung durch den Abacus Vertriebspartner Neoway AG hat sie sich zusätzlich bei einem Referenzkunden aus erster Hand von den Funktionalitäten und Chancen dieser neuen Form der Dokumentenablage überzeugen lassen. Aufgrund dieser Informationen fiel der Entscheid zugunsten der digitalen Ablage der Dossiers im Abacus.
Struktur und Datenbereinigung
Zu Beginn des Projekts stand der Entscheid für eine sinnvolle Dossier Struktur, welche sogleich im Abacus Personalstamm abgebildet wurde. Basierend auf diesem Grundsatzentscheid fand im Anschluss die physische Bereinigung und Strukturierung der Personaldossiers durch die Personalabteilung statt – ein echter «Knochenjob», der jedoch absolut zentral für den erfolgreichen Projektausgang ist.
Zugriffsrechte
Nach der Erstellung der Dossierstruktur im Personalstamm wurden die Zugriffsrechte auf die einzelnen Dossiers freigegeben. Einige Dossiers sollten im myAbacus für alle Mitarbeitenden sichtbar sein, andere wiederum nur für Vorgesetzte beziehungsweise nur für Mitglieder der Geschäftsleitung. Durch die Vergabe der Dossiereinsicht über die Benutzerrollen und zusätzlich die Organisationsstruktur sind bei der Konfiguration der Zugriffsrechte sehr differenzierte Steuerungen möglich.
Datenimport
Als letzter Projektteil ging es an den Import der bestehenden Personalunterlagen im Umfang von rund 6000 Dokumenten. Grundsätzlich können diese Papierdokumente bereits bei der Bereinigung der physischen Dossiers jeweils per Scan digitalisiert und anschliessend manuell den jeweiligen Mitarbeitenden zugwiesen werden. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich auch für neue Dokumente, welche nicht direkt aus dem Abacus erstellt werden. Die IPH hat sich für die Nacherfassung aufgrund der Menge an Dokumente für eine automatisierte Lösung entschieden. Die Personaldossiers wurden von einem externen Anbieter abgeholt und digitalisiert. Pro Register wurde jeweils eine PDF-Datei erstellt. Für die korrekte Zuweisung der Dokumente hat Neoway AG pro Dossier und Mitarbeiter ein Deckblatt mit QR-Code (vgl. Abbildung 3) erstellt. Die PDF-Dateien wurden anschliessend über die AbaScan Grundversion durch Neoway AG eingespielt.
Fazit
Noch bevor die bestehenden Unterlagen im Personal eingespielt wurden hat die Personalabteilung neue Dokumente laufend in der neuen Dossierstruktur hinterlegt. Bereits zu diesem Zeitpunkt war der grosse Mehrwert und die Vereinfachung der Prozesse klar sichtbar. Ein weiterer wichtiger Schritt zu einem schlanken, modernen und effizienten HR-Management ist getan! Wann ist es für Sie soweit?
Hinweis: Neues Datenschutzgesetz nDSG per 2023
Voraussichtlich per 1. September 2023 gilt auch in der Schweiz das neue und verschärfte Datenschutzgesetz. Durch die Digitalisierung der Personaldaten ist insbesondere die Umsetzung der gesetzlich vorgeschrieben Löschung von Personendaten einfacher umzusetzen und der Zugang zu den Daten gut kontrollier- und bei Bedarf auch protokollierbar.