Swissmechanic Sektion Zentralschweiz integriert Branchenlösung mit Abacus Fakturierung und Rechnungswesen
Die Sektion Zentralschweiz des Berufsverbands Swissmechanic setzt auf die Softwarelösungen von Abacus mit Neoway AG.
SWISSMECHANIC Zentralschweiz ist der innovative, unabhängige Arbeitgeber-, Berufs- und Fachverband für die MEM-KMU-Betriebe. Angeschlossen sind die mechanisch-technischen und elektrotechnischen Berufsgruppen sowie Branchen- und Fachorganisationen. Mit dem regional verankerten Ausbildungszentrum in Luzern verfügen sie über eine erstklassige Bildungsinfrastruktur wo jährlich rund 240 Lernende ausgebildet werden.
Neoway unterstützte den Geschäftsführer, Patrick Riedweg und sein Team von der Konzeptionierung über die Implementierung bis zum produktiven Start. Nebst den Abacus Rechnungswesen- und Lohn-Applikationen wurde eine Integration mit der ÜK-Ausbildungs-Branchenlösung Sephir in die Fakturierung zur flexiblen und automatisierten Abrechnung der Kurse umgesetzt. Weiter sind wir auch in Zukunft bei Supportanfragen schnell und unkompliziert für die Swissmechanic da.
«Wir haben verschiedene Betriebssystem Lösungen geprüft und uns dann für die Zusammenarbeit mit Abacus und Neoway entschieden. Wir sind mit dem Ergebnis sehr zufrieden und freuen uns darauf, dies gemeinsam mit unserem Partner weiterzuentwickeln. Wir konnten die gewünschten Effizienzziele und Automatisierungen mit unserem Neoway-Abacus-Projekt in vollem Umfang erreichen.»
Patrick Riedweg, Geschäftsführer Swissmechanic Zentralschweiz
Fakturierung aus dem Abacus mit Daten vom Sephir Portal
Mit Hilfe einer Schnittstelle, die den Importprozess automatisiert, können die bereits bestehenden Kursabrechnungsdaten einfach ins Abacus importiert werden. Durch gesetzte Parameter wird automatisch der richtige Kurs gewählt und die Aufträge in der Applikation Auftragsbearbeitung eröffnet. Bei Bedarf kann der Auftrag manuell noch angepasst werden, ansonsten erfolgt direkt der Versand der Rechnung per E-Mail oder Post.
Die optimale Verknüpfung der verschiedenen Applikationen ermöglichen die Buchungen einfach über die Debitorenbuchhaltung in die Finanzbuchhaltung zu verbuchen, die Zahlungen der Rechnungen werden anhand der QR-Einzahlungsscheine dann via Debitorenbuchhaltung wiederum direkt auf die Belege gebucht.. Im Management Information System (MIS) sind die vorhandenen Verkaufsstatistiken tagesaktuell abrufbar.
Kreditoren Rechnungen einfach per AbaScan einlesen
Bislang wurden per Post oder E-Mail eingegangene Rechnungen manuell ins System eingetippt. Dieser Arbeitsprozess kann Abacus mit AbaScan und der Kreditorenbuchhaltung vereinfachen. Durch die automatische Belegerkennung wird die Rechnung im Abacus eingelesen und dem richtigen Lieferanten aus dem Lieferantenstamm zugewiesen. Kreditorenbelege prüfen, verbuchen, via Kreditorendisposition zur Zahlung aufbereiten und direkt via Electronic Banking überweisen.
Lohnverarbeitung, Absenzprozesse und Zeiterfassung via Mitarbeiterportal myAbacus
Im Mitarbeiterportal myAbacus können die monatlichen Lohnabrechnungen der Mitarbeiter unkompliziert automatisiert hinterlegt werden und vom Mitarbeiter gleich nach der Erstellung angeschaut und auf dem privaten Rechner gespeichert werden. Damit entfallen die bisherigen per Post versendeten Abrechnungen auf Papier. Gleichzeitig steht Datenschutz und das Schützen der Privatsphäre steht an oberster Stelle indem die Lösung auf dem Neoway-Abaweb-Server in der Schweiz betrieben wird und das Login der Mitarbeiter mit einem zweiten Login-Faktor wie der Abacus Access App zusätzlich abgesichert werden kann.
In Zukunft sollen die Mitarbeiter von Swissmechanic auch ihre geleisteten Arbeitsstunden mit Hilfe des Onlineportals myAbacus erfassen. Überstunden, Ferienabsenzen oder das Fehlen bei Krankheit werden vom Mitarbeiter erfasst und durch den Vorgesetzten geprüft und freigegeben. Eine Doppelerfassung oder manuelle Information ist nicht notwendig.
