Jahresendverarbeitung 2024 & IncaMail Nachfolger DeepMail
Bereits steht 2025 vor der Türe. Nachfolgend unsere Informationen zum Jahreswechsel 2024/2025.
Nach der Eröffnung des Geschäftsjahres 2025 kann das Jahr 2024 im Abacus abgeschlossen werden, sofern die Generalversammlung und Revision abgeschlossen sind. Welche Schritte notwendig sind für die Jahresendverarbeitung 2024 sind in der ausführlichen Dokumentation auf der Abacus-Webseite beschrieben inkl. einigen Videos: Link zur Abacus Webseite.
Nachfolgend einige Hinweise zu wichtigen Fragen und Themen.
Lohn: Jahresabschluss neue Programmnummern L561 und L562
Mit der neusten Abacus-Version wurden die Programmnummern für den Jahresabschluss im Lohn geändert auf L561 und L562. Bitte prüfen Sie rechtzeitig, ob bei Ihrem Benutzer die Programme schon aktiviert wurden. Ansonsten kann dies via Benutzerverwaltung angepasst werden.
Lohn: Tabellen und Stammdatenimport 2025
Für die Lohnbuchhaltung-Stammdaten stellt Abacus nebst den Importdateien für den manuellen Import jeweils alle Tabellen und nationalen Werte in einer ZIP-Datei zur Verfügung, die via Server importiert werden kann. Dies ist besonders für Umgebungen mit mehreren Mandanten sinnvoll, damit die Import nicht einzeln gemacht werden müssen. Die Datei kann demnächst unter diesem Link heruntergeladen werden. Wir unterstützen Sie gerne beim Import.
Im Dokument von Abacus (pdf) werden weitere mögliche Anpassungen beschrieben.
Zeiterfassung: Neues Jahr vorbereiten
Für ein neues Jahr in der Zeiterfassung gibt es jeweils ein paar Vorbereitungsarbeiten:
- Firmenkalender eröffnen und die Mitarbeiterkalender generieren via N412
- Feriengutschrift fürs neue Jahr einbuchen sowie den restlichen Feriensaldo übernehmen via N561
- der Gleitzeit-Saldo wird vom System automatisch fortgeführt und muss bei den meisten Kunden nicht extra generiert werden.
IncaMail, ePost und DeepMail
Abacus hat am 5. Dezember bezüglich der Ablösung von IncaMail informiert:
Am 16. August 2024 wurde seitens der Post die Information an die Kunden von IncaMail weitergegeben, dass der Versand von Lohnabrechnungen und Lohnausweisen aus HR-Softwaresystemen in der Schweiz von IncaMail auf ePost überführt wird. Dabei wurde vorausgesetzt, dass die Abacus entsprechende Anpassungen in der Lohnsoftware vornimmt, ohne dass dies vorher mit Abacus besprochen wurde.
Im November 2024 hat die Geschäftsleitung der Abacus Research AG beschlossen, den neuen Service «ePost» nicht zu unterstützen. Die Gründe für diese Entscheidung sind vielfältig. Einer der Hauptgründe ist sicherlich, dass Abacus neu mit DeepMail eine Lösung anbietet, die günstiger ist als IncaMail und eine zusätzliche Softwareintegration und Schnittstelle unnötig macht.
Mit DeepMail wird der sichere Versand von Lohnabrechnungen und Lohnausweisen gewährleistet. Diese Erweiterung stärkt erneut die umfassende Gesamtlösung und ist als Ergänzung oder Alternative zu myAbacus gedacht.
Abacus wird die Integration von DeepMail im ersten Quartal 2025, also spätestens am 15. März, zur Verfügung stellen. Diese Lösung ist mit den aktuellen Versionen 2023, 2024 und 2025 kompatibel und wird auch entsprechend unterstützt. Ist eine DeepCloud-Verbindung vorhanden, werden Kunden DeepMail nach der Installation eines Hotfixes vollumfänglich nutzen können. Die Kosten pro Email werden tiefer ausfallen als bei IncaMail bisher.
Aktuell arbeiten diverse Abacus-Kunden mit IncaMail. Da Abacus ePost nicht unterstützen wird, ist der neue ePost-Vertrag nicht relevant. Für Kunden, welche heute IncaMail nutzen, bieten sich nun folgende Auswahlmöglichkeiten:
- Einsatz von DeepMail. Unterstützt auf den Versionen 2023, 2024 und 2025.
- Abacus Mitarbeiterportal myAbacus «Small Abo». Kann auf allen Versionen genutzt werden.
- IncaMail kann weiter benutzt werden. Der Abacus liegt ein Schreiben vor, bei dem die ePost Service AG bestätigt, dass die IncaMail Übermittlung mindestens bis Ende des ersten Quartals 2025 unterstützt wird.
Sofern Sie IncaMail nutzen und die neuen Möglichkeiten besprechen möchten, stehen wir gerne zur Verfügung.