REFERENZBERICHT

Effiziente Projektbudgetierung und Ressourcenplanung – wie die Schweizerische Vogelwarte Sempach mit Abacus neue Massstäbe setzt

Die Schweizerische Vogelwarte Sempach stand vor der Herausforderung, die Arbeit und Projekte in den Bereichen Forschung, Förderung, Öffentlichkeitsarbeit und Betrieb sowie im Wissenschaftlichen Support effizienter zu budgetieren und intern abzurechnen. Gemeinsam mit Neoway wurde eine individuelle Abacus-Lösung eingeführt, die Zeiterfassung, Spesenmanagement Budgetplanung und Projektcontrolling integriert. So entstand ein ganzheitliches System, das Mitarbeitenden wie Projektleitenden deutliche Erleichterung bringt und nachhaltige Effizienzsteigerung erzielt.

Die Schweizerische Vogelwarte Sempach ist eine gemeinnützige Stiftung für Vogelkunde und Vogelschutz. Sie überwacht die Bestände der einheimischen Vogelarten, erforscht ihre Lebensweise und geht den Ursachen für rückläufige Vogelbestände auf den Grund.

Aufgrund der Forschungsergebnisse werden Fördermassnahmen für bedrohte Vogelarten entwickelt und deren Lebensräume aufgewertet. Bei der Umsetzung der Erkenntnisse aus ihrer Arbeit, arbeitet die Vogelwarte eng mit Partnern aus Politik, Verwaltung, anderen Naturschutzorganisationen sowie beispielsweise der Landwirtschaft zusammen. Durch die regelmässige Information der Bevölkerung über Themen aus der Vogelwelt und der Wissensvermittlung auf allen Bildungsstufen gelingt es ihr, die Freude und das Verständnis für die Vögel und deren Bedürfnisse auf breiter Ebene abzustützen.

Die Organisation beschäftigt Mitarbeitende in Sempach sowie in ihren Regionalstellen in Sitten, Yverdon-les-Bains, Schaffhausen, Chur und in der Nähe von Bellinzona. Diese Vielzahl an Projekten und Mitarbeitenden erfordert eine effiziente Verwaltung von Zeit-, Budget- und Leistungsdaten, um langfristig eine nachhaltige, zukunftsorientierte Naturschutzarbeit gewährleisten zu können.

Von Insellösungen zum integrierten System

Vor Einführung der neuen Lösung stand die Schweizerische Vogelwarte Sempach vor einer komplexen Ausgangslage: Während Finanz- und Lohnbuchhaltung bereits in Abacus abgebildet waren, fehlten umfassende Möglichkeiten für eine direkte, jederzeit verfügbare Projekt- und Budgetverwaltung. «Die Projektleitenden hatten keinen direkten Zugriff auf ihre Projektauswertungen im Abacus. Diese Auswertungen wurden jeweils als PDF zur Verfügung gestellt», erläutert Andreas Ziegler, Leiter Finanzen bei der Vogelwarte. Dazu kam eine eigenständige, selbst entwickelte Applikation für die Budgeterstellung, deren Daten nachträglich zu Abacus importiert werden mussten.

Ziel war es daher, eine integrierte Lösung zu schaffen, die sämtliche projektbezogenen Prozesse – von der Budgeterstellung über die Zeiterfassung bis zur Kostenerfassung – in einem einzigen System abbildet. Gerade die Budgetplanung für Personal, Sachmittel und Spesen sollte integriert werden, damit Projektleitende jederzeit Überblick über ihre Kosten haben. Auf diese Weise sollte die gesamte Projektarbeit effizienter, transparenter und besser steuerbar werden.

Ein Weg aus der Komplexität – Warum Abacus die ideale Basis bildet

Die Wahl fiel auf Abacus, weil das ERP-System modular, flexibel und durch Neoway individuell anpassbar ist. Zudem hatte sich Abacus im Bereich Finanz- und Lohnbuchhaltung bei der Vogelwarte bereits über 20 Jahre bewährt. Laut Ziegler suchte man auch für die Zeit- und Spesenerfassung eine Nachfolgelösung, und „mit der MyAbacus Plattform bot sich für alle diese Applikationen eine integrierte Lösung an.“

Wichtig war dabei, die bestehenden Prozesse in der Budgetierung möglichst beizubehalten, während gleichzeitig Insellösungen abgelöst wurden. Da die Vogelwarte bereits Erfahrung mit verschiedenen Abacus-Modulen hatte – von der Kreditoren- bis zur Anlagebuchhaltung – bot die Erweiterung um Zeiterfassung, Spesen und Projektmanagement in MyAbacus einen logischen nächsten Schritt. Mit diesem Ansatz erhielten alle Projektleitenden direkten Zugriff auf aktuelle Daten, ohne zusätzliche Schnittstellen oder PDF-Reports anfordern zu müssen. So ist nun sichergestellt, dass Budgetierung, Zeitbuchungen und Finanzdaten in einem System zusammenlaufen und Datenintegrität jederzeit gewährleistet ist.

Einblick in den Realisierungsprozess – Schritt für Schritt zur neuen Lösung

Das Projekt begann mit einer detaillierten Konzeption der individuellen Anforderungen. Innerhalb weniger Monate entwickelte Neoway gemeinsam mit der Vogelwarte eine passgenaue Lösung, bei der bestehende Einzellösungen durch Abacus-Standardmodule ergänzt wurden. Dazu gehörten Zeiterfassung, Spesenerfassung, Budgetplanung sowie MyAbacus für den webbasierten Zugriff. Wichtig war es, die bisherige Budget-Logik möglichst nahtlos zu übernehmen. «Die Systematik der Budgetierung hat sich nicht verändert. Die Funktionalitäten des bisherigen Systems wurden in die MyAbacus Umgebung übernommen, sodass Projektleitende weiterhin Stunden und Sachkosten anhand ihrer Erfahrungswerte planen können», berichtet Andreas Ziegler, Leiter Finanzen bei der Vogelwarte. Parallel dazu wurden alte Schnittstellen abgebaut, was den Wartungsaufwand reduziert und die Datenqualität erhöht.

Nach einer kurzen Übergangsphase nutzte die Vogelwarte die neuen Budgetierungsfunktionen erstmals für die damals kommende Periode. Anschliessend erfolgte schrittweise die Integration der Zeiterfassung in den Arbeitsalltag. Anfängliche Skepsis liess sich nicht vermeiden: „Veränderungen in den Prozessen sind im Allgemeinen nicht gern gesehen“, räumt Ziegler ein. Doch die Mitarbeitenden gewöhnten sich zunehmend an das neue System; vor allem der jederzeitige Zugriff auf aktuelle Projektdaten wird heute als klarer Vorteil wahrgenommen.

Mit Neoway als Sparringpartner zum Erfolg

Die enge Zusammenarbeit mit Neoway zeichnete sich durch ein tiefes Verständnis der Prozesse und Besonderheiten der Vogelwarte aus. Laut Andreas Ziegler wurde bei auftretenden Fragestellungen „jeweils zeitnah eine Lösung erarbeitet. Responsezeit und Verfügbarkeit entsprachen unseren Erwartungen.“ Dadurch war Neoway nicht nur als technischer Dienstleister eingebunden, sondern begleitete die Vogelwarte auf Augenhöhe. So entstanden auch individuelle Anpassungen für Budget- und Projektauswertungen, die die Bedürfnisse der Projektleitenden optimal abdecken. Dieses partnerschaftliche Miteinander legte den Grundstein dafür, dass trotz teils komplexer Anforderungen eine reibungslose Umsetzung sichergestellt werden konnte.

Mehr Effizienz, mehr Transparenz – Neue Horizonte in der Projektsteuerung

Mit der neuen Abacus-Lösung hat die Schweizerische Vogelwarte Sempach einen entscheidenden Schritt in Richtung integrierte Projektsteuerung gemacht. Zeit-, Leistungs- und Budgeterfassungen laufen nun zentralisiert und effizient zusammen, während MyAbacus den Mitarbeitenden eine komfortable, ortsunabhängige Bedienung ermöglicht. Projektleitende schätzen den direkten und zeitnahen Zugang auf ihre Zahlen, sodass keine PDF-Reports mehr verteilt werden müssen. „Der Wegfall von zusätzlichen Applikationen und deren Betreuung ist ein erheblicher Nutzen“, betont Ziegler. Zugleich entfallen manuelle Datentransfers an den Schnittstellen, was die Datenintegrität merklich verbessert. Für die Zukunft sieht Ziegler bereits weitere Ausbaustufen: „Als nächstes Abacus Projekt ist die digitale Freigabe von Kreditorenrechnungen geplant.“ Damit zeigt sich, dass die Vogelwarte ihre Prozesse kontinuierlich optimiert – und für künftige Anforderungen bestens gerüstet ist.